Быстро и точно: как мы провели инвентаризацию одновременно в 10 крупных гипермаркетах

Компания Newstaff занимается аутсорсингом персонала для розничной торговли уже более 10 лет. За это время мы накопили достаточно экспертизы, а также существенно расширили портфель предоставляемых услуг, адаптируясь к тенденциям рынка.

Аутсорсинг – растущий сегмент, и, как любой растущий сегмент, он активно привлекает новых игроков. Рост категории — 5-8% в РФ, даже в условиях текущего кризиса — способствует появлению новых продуктов (услуг).

Крупные предприятия уже оценили преимущества использования временного персонала и, в целом изменили отношение к формированию собственной команды, смещая акцент с собственного (штатного) персонала на временный и проектный (срочный). Проектный персонал – персонал, привлекаемый на очень короткий срок, под конкретную задачу. Например, для проведения инвентаризации.

Проектный персонал – очевидный тренд рынка, именно поэтому команда Newstaff выделила отдельную структуру, ответственную за развитие этого направления. Одной из основных услуг, оказываемых проектным персоналом Newstaff, стала инвентаризация.

Задача:

Полтора года назад к нам обратился заказчик, крупная сеть гипермаркетов, расположенных в Москве и области, с просьбой провести инвентаризацию сразу на 10 объектах (по 45 000 SKU в каждом).

Проведение инвентаризации в таком большом количестве объектов подразумевает единовременный вывод на линию 3000 сотрудников. На сбор команды и подготовку к реализации проекта нам было выделено всего 4 недели. Новичка такая задача могла бы испугать, но мы любим сложности. Они дают бесценный опыт. Поэтому мы без всяких сомнений решили реализовать проект.

Хотим рассказать, как нам это удалось, и какие инструменты мы использовали в работе.

Решение:

Заблаговременное развитие направления “проектный персонал” помогло нам, к моменту поступления заказа, уже сформировать большую базу «срочных» сотрудников, а также рекрутеров и бригадиров по всей Москве и области. Более 70% нашей команды — это люди, которые работают с нами на постоянной основе годами на самых разных проектах. Другими словами, это люди, нацеленные на краткосрочные регулярные подработки.

Какие инструменты мы использовали для формирования этой команды и донабора недостающего количества сотрудников? В первую очередь мы опирались на возможности нашего отдела подбора и собственного колл-центра. Мы использовали все традиционные инструменты подбора (агрегаторы и биржи резюме), а кроме того, таргетированную рекламу и собственные ресурсы: сайт, соц. сети, рекомендации действующих сотрудников, смс и емейл-^[a]рассылки.

При формировании команды мы также набирали резервную группу на случай невыхода сотрудников в день старта работ.

Кадровое оформление 3000 человек – отдельная трудоемкая задача. Вопросы кадрового оформления мы легко решили за счет высокой доли автоматизации и цифровизации процессов, а также за счет использования современных инструментов. Например, платформы для удаленного подписания договоров ГПХ и трудовых договоров. Благодаря нашему подходу, мы имеем возможность за считанные дни принять в штат(или уволить) несколько тысяч сотрудников.

Как нам удается сохранять постоянную команду для проектных работ?

• Мы предлагаем гибкий график.
• Мы загружаем сотрудника работой, с нами он может зарабатывать на постоянной основе.
• Специалисты нашего колл-центра сопровождают сотрудника на всех этапах жизненного цикла, отвечают на все возникающие вопросы, в том числе помогают в навигации.
• Проектная команда всегда укреплена менеджером объекта, который помогает решать оперативные задачи и обеспечивает координацию на объекте.
• Мы всегда выплачиваем зарплату сразу после завершения проекта, не зависимо от договоренностей с заказчиком (отсрочка).

На краткосрочных проектах невыход сотрудника на линию может обернуться настоящей катастрофой. Проблему нехватки рук мы решаем с помощью резервной базы, а также переводом сотрудников с соседних объектов. Для быстрого взаимодействия между объектами у нас есть штатные водители.

Наличие на каждом объекте менеджера, существенно снижает риски порчи товаров и воровства, а также повышает контроль за командой. Перед началом работ каждый сотрудник получает от менеджера и бригадиров именной бейдж, спецформу, оборудование для проведения инвентаризации. Также за два часа до старта работ сотрудники проходят обучение и распределяются по зонам и отделам.

Результат:

Благодаря большому опыту проектной работы, высокой мотивации и грамотному правлению, сотрудники Newstaff показывают более высокие результаты, чем штатные сотрудники заказчика. По нашим данным точность инвентаризации, проведённой нашими сотрудниками, на 20% выше, а скорость на 15% быстрее.

Аутсорсинговые компании отличаются большей мобильностью и оперативностью при поиске и выводе персонала.

Используя нашу модель работы, мы смогли провести инвентаризацию одновременно в 10 крупных гипермаркетах.

Если ваш бизнес испытывает трудности с проведением инвентаризации собственными ресурсами, рассмотрите возможность передачи инвентаризации на аутсорсинг профессиональному поставщику, обладающему опытом и знаниями в области управления запасами.